Poprzez „kopię potwierdzona za zgodność z oryginałem” rozumie się:

1. kopię dokumentu zawierającą klauzulę „zgodne z oryginałem” lub „za zgodność z oryginałem” umieszczoną na każdej stronie dokumentu wraz z datą i czytelnym podpisem (lub podpisem nieczytelnym wraz z imienną pieczęcią) osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem;

2. kopię dokumentu zawierającą na pierwszej lub ostatniej stronie dokumentu klauzulę „zgodne z oryginałem” lub „za zgodność z oryginałem” wraz z datą i czytelnym podpisem (lub podpisem nieczytelnym wraz z imienną pieczęcią) osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Dokument potwierdzany za zgodność z oryginałem w takiej formie powinien być trwale zszyty (stanowić całość) i mieć ponumerowane strony.

Kto może potwierdzić kopię dokumentu jako zgodną z oryginałem:

1. osoby uprawnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem – osoby wymienione w dokumencie rejestracyjnym, upoważnione do wykonywania czynności zwykłego zarządu lub podpisywania pism i dokumentów w imieniu Beneficjenta. W przypadku reprezentacji łącznej wystarczy jak potwierdzenie będzie składać jedna z tych osób;

2. inne osoby (np. pracownicy Beneficjenta) upoważnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji Beneficjenta. W takim przypadku wymagane jest dostarczenie pełnomocnictwa danej osoby do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem podpisanego przez osobę/-y uprawnione do reprezentacji Beneficjenta;

3. notariusz, radca prawny.

13.2 Zasady reprezentacji Wnioskodawcy

Za osoby uprawnione do reprezentacji Wnioskodawcy uważa się:

osoby wskazane w dokumencie rejestracyjnym Wnioskodawcy, upoważnione do składania w imieniu Wnioskodawcy oświadczeń woli i zobowiązań majątkowych do wysokości całkowitych kosztów projektu

Jeśli dokumenty rejestrowe nie wskazują imiennej reprezentacji, należy złożyć dokumenty dodatkowe potwierdzające imienny skład władz (imię, nazwisko, stanowisko) oraz ich uprawnienie do reprezentacji (uchwała walnego zebrania, akt powołania, itp.).

Jeśli w odpisie z rejestru zawarte są nieaktualne informacje, należy dołączyć kopię uchwały walnego zebrania powołującą nowych członków organ u zarządzającego oraz kopie wniosku złożonego do organu rejestrowego w sprawie dokonania zmian.

W przypadku, gdy dokumenty rejestrowe Wnioskodawcy określają konieczność uzyskania stosowanego upoważnienia wydanego przez organ zarządzający dla osoby składającej podpis pod wnioskiem, należy dołączyć również stosowne upoważnienie (np. w formie uchwały).

13.3 Definicje

W treści niniejszego opracowania użyto poniżej wskazanych sformułowań oraz skrótów używanych w następującym rozumieniu:

Program – Program Partnerstwa Transgranicznego

Operator – podmiot wdrażający Program Partnerstwa Transgranicznego - Stowarzyszenie Wschodnioeuropejskie Centrum Demokratyczne

Partner Programu – Ministerstwo Spraw Zagranicznych RP

Krajowy Punkt Kontaktowy (KPK) – Instytucja Pośrednicząca w strukturze zarządzania środkami pochodzącymi z Mechanizmów Finansowych – Ministerstwo Rozwoju Regionalnego

Wnioskodawca – podmiot składający wniosek o dofinansowanie w ramach Programu

Wniosek – wniosek o dofinansowanie składany przez Wnioskodawcę w naborach ogłaszanych przez Operatora

Sponsor – podmiot wspierający realizację projektu poprzez zapewnienie wkładu własnego Wnioskodawcy

Beneficjent – Wnioskodawca, który otrzymał dofinansowanie i realizuje projekt w ramach Programu

Projekt – działania finansowane w ramach Programu, realizowane na podstawie umowy o dofinansowanie zawartej między Operatorem a Beneficjentem