11.1 Podpisanie umowy o dofinansowanie

Z wybranymi w konkursie Beneficjentami zawarta zostanie umowa o dofinansowanie, określająca w szczególności: warunki przekazania środków, zobowiązania stron, terminy sprawozdawczości, itp.

Przed podpisaniem umowy Beneficjent powinien dostarczyć do siedziby Operatora następujące informacje i dokumenty:

• informacje ogólne, dotyczące danych niezbędnych dla podpisania umowy:

- dane osób, które będą podpisywać umowę (zgodnie z dokumentem rejestracyjnym)

- dane wydzielonego rachunku bankowego dla obsługi projektu

- wskazanie okresu realizacji projektu (konkretne daty)

- dane koordynatora/osoby odpowiedzialnej za realizację projektu

• Informacja z banku, w którym Wnioskodawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż wartość deklarowanego we wniosku wkładu finansowego

i/lub

Oświadczenie Partnera i/lub Sponsora o zapewnieniu wkładu finansowego do projektu z jednoznacznym określeniem kwoty wraz z informacją z banku (jeśli dotyczy)

* wymagane jest przedstawienie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Informacja o działalności Wnioskodawcy w poprzednim roku (roczny raport merytoryczny oraz bilans i rachunek wyników za poprzedni rok obrachunkowy)

* wymagane jest przedstawienie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego (US) – potwierdzające, że Beneficjent nie zalega z regulowaniem należności z tytułu podatków i innych wymaganych opłat; z datą wystawienia nie wcześniejszą niż 3 miesiące przed dniem złożenia u Operatora. Jeżeli Beneficjent nie był płatnikiem podatków w danym roku, należy przedstawić zaświadczenie potwierdzające ten fakt przez US

* wymagane jest przedstawienie oryginału zaświadczenia lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – potwierdzające, ze Beneficjent nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne; z datą wystawienia nie wcześniejszą niż 3 miesiące przed dniem złożenia u Operatora. Jeżeli Beneficjent nie był płatnikiem składek w danym roku, należy przedstawić zaświadczenie potwierdzające ten fakt przez ZUS

* wymagane jest przedstawienie oryginału zaświadczenia lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Informacja z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) – wystawiona indywidualnie dla każdej osoby uprawnionej do reprezentacji Beneficjenta, stwierdzająca że dana osoba nie została prawomocnie skazana za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe

* wymagane jest przedstawienie oryginału informacji lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Umowa partnerska (umowy partnerskie) - zawarta z każdym Partnerem projektu, definiująca szczegółowo zakres odpowiedzialności i zadań stron

* wymagane jest przedstawienie kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Oświadczenie Zarządu (organu zarządzającego) potwierdzające fakt, iż wobec Beneficjenta nie został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, Beneficjent nie znajduje się w stanie likwidacji, nie podlega zarządowi komisarycznemu, nie zawiesił swojej działalności i nie jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze

• Oświadczenie w zakresie kwalifikowalności VAT (wg wzoru Operatora)

oraz, jeśli dotyczy:

• Dokument rejestracyjny Beneficjenta, wskazujący dane osób uprawnionych do reprezentacji, o ile dokument dołączony do wniosku, w chwili podpisywania umowy będzie wystawiony z datą wcześniejszą niż 6 miesięcy

* wymagane jest przedstawienie oryginału dokumentu lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Pełnomocnictwa, dla osób wskazanych do podpisania umowy o dofinansowanie, jeśli są to inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestracyjnym, osoby nie uprawnione do reprezentacji lub jeśli konieczność posiadania upoważnienia wynika z zapisu w statucie Beneficjenta

* wymagane jest przedstawienie oryginału dokumentu lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem

• Informacja o zmianach do projektu (wg wzoru Operatora)

     Informacja o zmianach wniesionych do wniosku, zgodnie z rekomendacjami Komisji Oceniającej. W przypadku zmian budżetu należy dołączyć również nową wersję budżetu uwzględniającą zmiany.

Operator ma prawo zwrócić się do Beneficjenta o dostarczenie innych dokumentów oraz informacji, które uznane zostaną jako niezbędne dla podpisania umowy o dofinansowanie.

Operator zastrzega sobie prawo do nie podpisania umowy o dofinansowanie jeżeli:

1. • Wnioskodawca nie dostarczy w wyznaczonym czasie kompletu wymaganych dokumentów i/lub informacji,

   • Wnioskodawca zalega z należnościami wobec Skarbu Państwa,

   • Którykolwiek z urzędujących członków Zarządu (organu zarządzającego) Wnioskodawcy został prawomocnie skazany za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwa przekupstwa, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwa popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, przestępstwa skarbowe lub udziału w zorganizowanej grupie przestępczej, albo mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowe,

   • Beneficjent złożył sfałszowane lub potwierdzające nieprawdę dokumenty w celu uzyskania dofinansowania w ramach umowy,

   • wobec Beneficjenta został złożony wniosek o ogłoszenie upadłości, lub gdy Beneficjent znajduje się w stanie likwidacji, lub podlega zarządowi komisarycznemu, lub zawiesił swoją działalność lub jest przedmiotem postępowań o podobnym charakterze,

   • stwierdzono, że Beneficjent lub Partner w rażący sposób nie spełnili swoich zobowiązań wynikających z poprzednio zawartych umów ze Stowarzyszeniem Wschodnioeuropejskie Centrum Demokratyczne, lub kontraktów finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub Mechanizmów Finansowych,

   • stwierdzono, że Beneficjent próbował wejść w posiadanie informacji poufnych lub w sposób poza proceduralny wpłynąć na decyzje Komisji Oceniającej lub Operatora w trakcie procesu oceny wniosków.

11.2 Zabezpieczenie realizacji umowy o dofinansowanie

W ciągu 10 dni od podpisania umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany złożyć u Operatora dokumenty zabezpieczenia finansowego (deklaracja wekslowa oraz weksel in blanco wg wzoru), stanowiące zabezpieczenie prawidłowej realizacji umowy. Przekazanie Beneficjentowi pierwszej transzy środków uzależnione jest od dostarczenia ww. dokumentów.

11.3 Okres kwalifikowalności wydatków

Okres kwalifikowalności wydatków określony jest indywidualnie w umowie o dofinansowanie, w zależności od harmonogramu realizacji projektu:

• data początkowa kwalifikowalności:

najwcześniejsza możliwa data - dzień powiadomienia Beneficjenta o przyznaniu dofinansowania

• data końcowa kwalifikowalności:

- do 9 miesięcy od początkowej daty kwalifikowalności, z zastrzeżeniem, że data końcowa realizacji projektu wskazana może zostać w ogłoszeniu o naborze

Niezależnie od ww. możliwości ustalenia okresu kwalifikowalności wydatków, wiążące dla stron są wyłącznie daty wskazane w umowie o dofinansowanie.

11.4 Schematy płatności i sprawozdawczości

Płatności dla Beneficjentów odbywać się będą na zasadzie zaliczek na realizację kolejnych etapów projektu, za wyjątkiem ostatniej płatności. Środki będą przekazywane przez Operatora na wydzielone konto bankowe Beneficjenta wskazane w umowie o dofinansowanie.

Pierwsza transza środków zostanie wypłacona w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia podpisanej umowy o dofinansowanie oraz wniosku o płatność do Operator i przedłożenia dokumentów stanowiących zabezpieczenie realizacji umowy oraz wniosku o płatność.

Beneficjent zobowiązany jest do założenia wydzielonego konta (subkonta) bankowego, wyłącznie na potrzeby realizacji projektu.

W zależności od okresu realizacji projektu przewiduje się następujące schematy płatności/sprawozdawczości:

A. dla projektów z okresem realizacji nie dłuższym niż 3 miesiące:

• I transza: 60% przyznanego dofinansowania

• płatność końcowa: pozostała kwota przyznanego dofinansowania pomniejszona o sumę kosztów uznanych za niekwalifikowane oraz kwotę odsetek netto na koncie Beneficjenta, na podstawie zatwierdzonego przez Operatora sprawozdania końcowego zawierającego wniosek o płatność

B. dla projektów z okresem realizacji powyżej 3 miesięcy:

• I transza: 20% przyznanego dofinansowania

• II transza: do 60% przyznanego dofinansowania, na podstawie zatwierdzonego przez Operatora pierwszego sprawozdania okresowego zawierającego wniosek o płatność.

Łączna wysokość transz nie może przekroczyć 80% przyznanego dofinansowania. Druga transza może zostać wypłacona dopiero wówczas, gdy udokumentowane zostanie wydatkowanie minimum 75% wartości pierwszej przekazanej transzy.

• płatność końcowa: pozostała kwota przyznanego dofinansowania pomniejszona o sumę kosztów uznanych za niekwalifikowane oraz kwotę odsetek netto na koncie Beneficjenta, na podstawie zatwierdzonego przez Operatora sprawozdania końcowego zawierającego wniosek o płatność

C. dla projektów z okresem realizacji powyżej 3 miesięcy realizowanych przez Beneficjentów spełniających jedno z poniżej wskazanych kryteriów, Operator może zmienić wysokość przekazywanych transz, jeśli:

1. dochody Beneficjenta w poprzednim roku obrachunkowym nie przekroczyły kwoty 25.000 Euro¹, lub

2. projekt jest pierwszym międzynarodowym projektem Beneficjenta realizowanym w partnerstwie z podmiotem zagranicznym,

Operator może zwiększyć wysokość pierwszej transzy do 50% przyznanego dofinansowania. Schemat płatności w takim przypadku będzie następujący:

1.  

   • I transza: 50% przyznanego dofinansowania

   • II transza: do 30% przyznanego dofinansowania, na podstawie zatwierdzonego przez Operatora pierwszego sprawozdania okresowego zawierającego wniosek o płatność.

Łączna wysokość transz nie może przekroczyć 80% przyznanego dofinansowania. Druga transza może zostać wypłacona dopiero wówczas, gdy udokumentowane zostanie wydatkowanie minimum 75% wartości pierwszej przekazanej transzy.

• płatność końcowa: pozostała kwota przyznanego dofinansowania pomniejszona o sumę kosztów uznanych za niekwalifikowane oraz kwotę odsetek netto na koncie Beneficjenta, na podstawie zatwierdzonego przez Operatora sprawozdania końcowego zawierającego wniosek o płatność.

Kwota płatności końcowej może wynosić maksymalnie 20% przyznanego dofinansowania (wówczas gdy projekt zostanie zrealizowany zgodnie z zaplanowanym budżetem i nie wygenerował zysków w postaci odsetek na koncie bankowym).

W przypadku gdy zrealizowany budżet będzie niższy od zakładanego w umowie o dofinansowanie, Beneficjent otrzyma odpowiednio mniejszą kwotę w ramach płatności końcowej.

Sprawozdania okresowe wraz z wnioskami o płatność będą weryfikowane w terminie do 25 dni roboczych od daty ich wpłynięcia do Operatora.

Sprawozdanie końcowe wraz z wnioskiem o płatność będzie weryfikowane w terminie do 40 dni roboczych od daty ich wpłynięcia do Operatora.

Operator przekaże Beneficjentowi wnioskowane transze lub płatność końcową w terminie do 14 dni roboczych po ostatecznym zatwierdzeniu sprawozdania okresowego/końcowego.

11.6 Zasady rozliczania przyznanego dofinansowania

Beneficjent jest zobowiązany do wykorzystania przyznanego dofinansowania wyłącznie zgodnie z zasadami Programu, w celu realizacji działań projektu na jaki otrzymał środki w ramach Programu i na warunkach określonych w umowie.

Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej dysponowania środkami finansowymi otrzymanymi na podstawie umowy o dofinansowanie, z godnie z zasadami wynikającymi z Ustawy o rachunkowości², w sposób umożliwiający identyfikację każdej z dokonanych operacji gospodarczej.

Rozliczenie przyznanego dofinansowania dokonuje się wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, które zgodnie z Ustawą o rachunkowości⁸ stanowią podstawę udowodnienia dokonania operacji gospodarczej.

Dowody księgowe powinny być rzetelne (zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej), a także kompletne i wolne od błędów rachunkowych.

Dokumentami potwierdzającymi koszty kwalifikowane, które mogą być ujęte w zestawieniu wydatków stanowiącym część sprawozdania z realizacji projektu, mogą być m.in.:

• faktura VAT,

• rachunek,

• faktura korygująca,

• nota obciążeniowa (wraz z kopią dokumentu na podstawie którego została wystawiona),

• nota korygująca (wraz z kopią dokumentu, którego dotyczy korekta),

• listy płac,

• rachunek do umowy-zlecenia, umowy o dzieło oraz do innej umowy cywilno-prawnej, łącznie z umową której dotyczą,

• rozliczenie wyjazdu służbowego na podstawie druku delegacji oraz polecenia wyjazdu, łącznie ze wskazaniem sposobu obliczenia należności oraz dokumentami, na podstawie których dokonano obliczenia.

Każdy przedstawiony dowód księgowy powinien spełniać podstawowe warunki określone w Ustawie o rachunkowości⁸, tj. zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, określenie stron dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, datę dokonania operacji (jeśli dowód został sporządzony pod inną datą, również datę sporządzenia dowodu), stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Wszystkie dowody księgowe muszą być w całości opłacone. Dowody zapłaty należy dołączyć do dokumentu księgowego, którego dotyczą.

Dowodami zapłaty są m.in.:

• wyciąg z rachunku bankowego Beneficjenta potwierdzający dokonane operacje,

• rozliczenie zaliczki, łącznie z dowodem zwrotu lub wpłaty nie wydanych / wydanych ponad kwotę zaliczki środków,

• raport kasowy, łącznie z dowodem wypłaty,

• druk KW (kasa wyda), potwierdzający dokonanie zapłaty.

Wkład własny rzeczowy związany z realizacją projektu może zostać rozliczony poprzez dostarczenie m.in.:

• umowy o pracę woluntarystyczną łącznie z dokumentacja czasu pracy,

• umowy użyczenia,

• oświadczenie Beneficjenta.

Każdy z dowodów księgowych powinien zawierać:

• opis wydatku

• numer umowy o dofinansowanie

• akceptację wydatku pw. rachunkowym, formalnym i merytorycznym

• zapis informujący, że projekt jest współfinansowany ze środków Programu Partnerstwa Transgranicznego

• pozycję z ewidencji księgowej

• jeśli wydatek jest w części finansowany ze środków Programu – należy wskazać sposób kalkulacji rzeczywistego kosztu poniesionego w ramach realizacji projektu

Wszystkie wydatki muszą być bezpośrednio związane z realizacją projektu oraz uwzględnione w budżecie projektu, stanowiącym część umowy o dofinansowanie

11.7 Sprawozdawczość i wnioski o płatność

Beneficjent jest zobowiązany do składania sprawozdań częściowych oraz końcowego, łącznie z wnioskami o płatność, zgodnie ze schematem płatności wskazanym w umowie o dofinansowanie.

Sprawozdania oraz wnioski o płatność składane są wg. wzoru wskazanego przez Operatora oraz w terminach określonych w umowie o dofinansowanie. Formularzom sprawozdań muszą towarzyszyć kopie wszystkich dokumentów księgowych oraz dowodów płatności potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Wszystkie dokumenty składane do rozliczenia muszą być opłacone w całości. Jeśli dokumenty przedkładane do sprawozdania sporządzone zostały w języku obcym należy załączyć ich tłumaczenie na język polski.

Beneficjent jest zobowiązany do przechowywania pełnej dokumentacji projektu przez okres 5 lat od zakończenia jego realizacji oraz udostępniać ją podczas przeprowadzanych działań kontrolnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami i umową o dofinansowanie.

Sprawozdawczość oraz wnioski o płatność sporządzane są w EUR. Dla przeliczeń PLN/EUR Beneficjenta przy przygotowaniu sprawozdania obowiązuje kurs publikowany w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich, obowiązujący w miesiącu dokonania płatności. Kursy będą publikowane na stronie Programu pierwszego dnia roboczego każdego miesiąca.

Płatności dla Beneficjentów na wszystkim etapach będą realizowane w równowartości złotych polskich, wg kursu NBP z dnia poprzedzającego transakcję wypłaty.

Do raportu końcowego należy dołączyć potwierdzenie łącznej kwoty odsetek z konta bankowego służącego do realizacji projektu w formie:

• zbiorczego wyciągu bankowego z całego okresu realizacji projektu,

• wyciągu okresowego (miesięcznego, kwartalnego),

• informacji z banku potwierdzającej kwotę odsetek,

• wydruk z programu księgowego wskazujący obroty na rachunku bankowym.

Sprawozdania okresowe wraz z wnioskami o płatność będą weryfikowane w terminie do 25 dni roboczych od daty ich wpłynięcia do Operatora. Sprawozdanie końcowe wraz z wnioskiem o płatność będzie weryfikowany w terminie do 40 dni roboczych od daty ich wpłynięcia do Operatora.

W przypadku stwierdzenia złożenia nieprawidłowo wypełnionego lub niekompletnego sprawozdania Operator wezwie Beneficjenta do uzupełnienia sprawozdania w terminie do 10 dni roboczych. Okres oczekiwania na złożenie uzupełnień do sprawozdania wpływa na wydłużenie terminu weryfikacji sprawozdania i przesłania transzy środków.